Privacyreglement

  1. Doel privacyreglement

    Het doel van dit privacyreglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, verder te noemen WBP. Deze wetgeving wordt vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Algemene Verordening Gegevensverwerking, verder te noemen AVG. Dit reglement is van toepassing binnen Werken Metzorg, gevestigd te Groningen en heeft betrekking op de door de directie op te stellen overzichten van genoemde verwerkingen van persoonsgegevens. Deze overzichten vormen een geheel met dit reglement.

  2. Reikwijdte privacyreglement

    Het reglement is van toepassing op zowel op papier als elektronisch verwerkte persoonsgegevens van cliënten en medewerkers van Werken Metzorg.

  3. Begripsomschrijvingen

    1. Persoonsgegevens
      Elk gegeven dat is te herleiden tot een persoon.
    2. Gezondheidsgegevens
      Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.
    3. Verwerking van persoonsgegevens
      Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
    4. Bestand
      Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
    5. Verantwoordelijke
      Werken Metzorg
    6. Bewerker
      Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
    7. Betrokkene
      Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger.
    8. Derde
      Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
    9. Toestemming van de betrokkene
      Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene toestemming verleent dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
    10. Het College bescherming persoonsgegevens Het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.
  4. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

    1. Het registreren van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in zoverre zulks noodzakelijk is voor een verantwoorde zorgverlening aan betrokkenen.
    2. Werken Metzorg informeert elke cliënt over de wijze waarop binnen de instelling wordt omgegaan met de persoonsgegevens.
    3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatige zijn. Dit betekent dat de registratie van de persoonsgegevens moet passen binnen het voor die registratie omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de verzamelde gegevens dusdanig is, dat het doel van de registratie daarmee wordt bewerkstelligd.
  5. Verwerking van persoonsgegevens

    Persoonsgegevens van betrokkenen worden slechts verwerkt indien:

    1. a. de betrokkene hiertoe zijn toestemming heeft verleend, mondeling dan wel schriftelijk;
    2. b. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
    3. c. dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
    4. d.dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene;
    5. e. dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde en het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.
  6. Verstrekking van persoonsgegevens

    1. Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan medewerkers van Werken Metzorg die deze in het kader van hun taakuitoefening c.q. Zorgverlening mogen ontvangen en indien zulks in overeenstemming is met de in artikel 5 vermelde doeleinden.
    2. Aan derden worden persoonsgegevens uitsluitend verstrekt indien zulks noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift en/of indien zulks noodzakelijk is voor het doel van de registratie.
    3. Als er geen noodzaak is, zoals genoemd in het vorige lid, is toestemming van de betrokkene vereist voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.
  7. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

    1. De betrokkenen van 12 jaar of ouder heeft het recht op inzage en een kopie van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.
    2. De gevraagde inzage en/of de gevraagde kopie moet zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
    3. Inzage en afschrift van deze gegevens kan worden geweigerd of beperkt op grond van gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker.
    4. Voor de verstrekking van een kopie mag de verantwoordelijke een vergoeding in rekening brengen.
  8. Aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging

    1. De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar opgenomen persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig zijn of niet ter zake dienend zijn.
    2. De verantwoordelijke dient zo spoedig mogelijk, binnen vier weken na ontvangst van het verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging, aan dit verzoek gehoor te geven, tenzij zulks in redelijkheid niet mogelijk is.
    3. De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar bewaarde persoonsgegevens te vernietigen. Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering of vernietiging van gegevens wordt binnen drie maanden na honorering uitgevoerd. De verantwoordelijke kan de vernietiging van de gegevens weigeren indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een derde, alsmede indien een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet.
  9. Bewaren

    1. De persoonsgegevens worden gedurende vijftien jaar bewaard te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig is voor een goede zorgverlening.
    2. De gegevens niet vallend onder het eerste lid van dit artikel worden gedurende een termijn van 15 jaren bewaard, of zoveel langer als noodzakelijk is.
    3. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken worden de persoonsgegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd/vernietigd.
  10. Beveiliging

    De WBP ( vanaf 25 mei 2018 AVG) verplicht de verantwoordelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen. De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens. a. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de verzameling. b. Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens c. Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk wachtwoord in te zien. d. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.

  11. Klachtenbehandeling

    Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

    1. a. de verantwoordelijke (Werk Metzorg)
    2. b. de klachtenfunctionaris van ECKG
    3. c. het College Bescherming Persoonsgegevens
  12. Slotbepalingen

    1. Iedere betrokkene ontvangt op verzoek een afschrift van dit privacyreglement.
    2. Dit privacyreglement wordt vastgesteld door de directie van Werken Metzorg en kan te allen tijde door haar worden gewijzigd.
    3. In alle gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet beslist de directie van Werken Metzorg.
    4. Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van 01-01-2018.
    5. De directie evalueert deze regeling binnen twee jaar na inwerkingtreding en vervolgens zo vaak als het bestuur dit wenselijk vindt.